Empresas 02. Estructuras.

Siguiendo el camino de que emprender se ha vuelto tarea imprescindible para la nueva sociedad: abrirse paso a nuevos horizontes, buscar caminos antes no transitados, en apoyo al desarrollo personal y por supuesto, del país; es evidente que el desarrollo de nuevos emprendimientos debe derivar el beneficio de vivir en un mundo mejor, en un lugar mejor y esto debe satisfacer necesidades que no han sido descubiertas.

Con la idea de los emprendimientos se ha abierto una nueva puerta, que inspira y da un aire para un futuro prometedor. Solo es necesario saber cómo cruzarla sin quedar atascados. Para ello, es vital conocer sobre lo que haces, para hacerlo bien; los posibles riesgos y amenazas a los que te enfrentas, para estar preparado ante inconvenientes; las ventajas que puedes aprovechar sobre negocios similares, para ganar un lugar respetado entre los competidores y posicionarte en la mente de los consumidores. En fin, dominar técnicas y habilidades, como emprendedor, que contribuyan al éxito seguro del negocio y al desarrollo que la sociedad exige, porque en las personas están presente una infinidad de necesidades.

Ya dije que un primer logro del desarrollo de emprendimientos privados es que ha puesto de manifiesto que, más allá del sentido de propiedad, los emprendedores y sus emprendimientos requieren ser activados en la empresa estatal socialista. Ser emprendedor no es sólo una cualidad para la empresa privada, lo que la empresa socialista tiene que ser liberada de las ataduras que la frenan y le quitan autoridad.

Con estos criterios, identificamos como situación problémica que, en las personas interesadas en emprender, ya sean privadas o estatales, existe un escaso conocimiento sobre las formas y métodos de gestión que se necesitan para alcanzar el éxito.

Esto deriva el siguiente problema: ¿Qué conocimientos y habilidades tienen que tener los emprendedores para alcanzar éxito en su gestión?

El objetivo general es el de: Describir los principales conocimientos y habilidades que deben tener los emprendedores para lograr una gestión exitosa.

Dijimos por igual que la academia tiene que apoyar a los emprendedores y dotarlos de conocimientos y habilidades necesarias. Las propuestas que aquí se hacen van dirigidas en esa dirección. Es un trabajo dirigido a apoyar a los emprendedores desde la experiencia de años de trabajo vinculado con este sector en otros países y fundamentado en la aplicación de los diferentes estudios realizados en materias todas del ámbito de la gestión empresarial.

Son palabras claves para recuperar este trabajo emprendedor, emprendimiento, retos, negocios, estructuras, configuraciones.

DESARROLLO.

Conceptos primarios.

En el trabajo anterior dijimos que lo primero que hay que tener en claro es conocer qué es una organización y para ello expresamos que es un grupo social compuesto por personas naturales, tareas y procesos que forman una estructura sistemática de relaciones, de interacción, tendientes a producir bienes, servicios o normativas para satisfacer las necesidades de una comunidad dentro de un entorno, y así poder lograr el propósito distintivo que es su misión.

Esta definición nos lleva por el camino de una nueva interrogante ¿y qué es una estructura? A eso está destinada la primera parte de este trabajo, a despejar esta pregunta y mostrar, en una segunda parte, cómo existen diferentes tipos de estructuras.

Pero, antes de entrar a definiciones veamos un ejemplo. Una amiga, llamémosla Leticia, quiso emprender un negocio de comida y solicitó la autorización correspondiente. Ella se consiguió unas mesas y unas sillas rústicas de madera y hierro y abrió el negocio en el patio de su casa con suelo de cemento y al aire libre. Dicha amiga es una mujer jubilada y su idea era hacer sólo el turno del almuerzo, que es para lo que tenía capacidades, ya que ella era la que conseguía los abastecimientos, cocinaba y despachaba los pedidos. Sus clientes potenciales eran la gente del barrio pero, debo aclarar que estaba en una zona muy bien posicionada.

Lo cierto es que la Sra. Leticia cocinaba muy sabroso y empezaron a aparecer nuevos clientes, incluso turistas que les gustaba lo que ella cocinaba, por lo que el negocio iba aumentando sus dimensiones. Primero tuvo que abrir el turno de la noche y necesitó de alguien que la ayudara, así que habló con un sobrino, que servía de dependiente. Ella seguía comprando la logística requerida y necesitó formar un cocinero y traspasarle su tecnología.

Uno de los problemas del negocio era el patio, en épocas había mucho aire y enfriaba la comida, la gente se quejaba. Tuvo en principio que hacer una inversión en un paraban de madera y lona. Pero, el negocio daba su rédito y con las utilidades obtenidas se dio cuenta que requería hacer otras inversiones, que fue haciendo de poquito: poner techo, piso nuevo con baldosas finas, puertas de cristal y aluminio y así fue dándole forma de restaurante al negocio y la clientela siguió aumentando. Ya Leticia no podía atender el negocio sola, ni con un dependiente. Hacían falta más dependientes, quién controlara las inversiones, los abastecimientos, hiciera la labor de marketing buscando más clientes, montando el negocio en un sitio web, etc. etc. El negocio creció y llegó a formar un segundo restaurante.

Como vemos en este ejemplo, el propio desarrollo del negocio creó la necesidad de buscar nuevos empleos y hacer una división del trabajo especializada, por lo que se fue montando una estructura, no por la relación de poder sino por la coordinación de actividades y la interacción entre ellas: compra, cocina, dependientes, clientes, cobro, pagos, contabilidad, asuntos legales, inversiones y todo un conjunto de acciones que la amiga Leticia coordina y le abre el camino al negocio.

Con estas ideas se puede hablar ahora del concepto de estructura y decir que es muy tratado por los diferentes autores. Uno de los autores más notables en este tema es Henry Minztberg que en su libro “La estructuración de las organizaciones” declara que “La estructura de la organización puede definirse simplemente como el conjunto de todas las formas en que se divide el trabajo en tareas distintas consiguiendo luego la coordinación de las mismas”.

En su libro Administración James Stoner dice: “La estructura organizacional se refiere a la forma en que las actividades de una organización se dividen, organizan y coordinan.

Por su parte Stephen P. Robbins declara que: “Una estructura organizacional define cómo se dividen, agrupan y coordinan formalmente las tareas en los puestos”.

Finalmente, en el libro Dirección de organizaciones. Procesos y técnicas, de varios autores del CETED, la profesora Esperanza Carballal del Río en el Capítulo 6 enuncia que: “La estructura expresa las formas en que los hombres disponen la unión de las diferentes partes de una entidad que, como resultado de la división del trabajo, se ha fraccionado”. Sin embargo, sigue diciendo: “Así como el reloj necesita de los engranajes, las organizaciones para funcionar necesitan unir sus fragmentos y ello se logra utilizando la coordinación, esencia y sostén de cualquier estructura”.

Como vemos son conceptos primarios básicos en las estructuras la división del trabajo y la coordinación entre las partes de tal división. Pero, una cosa quisiera puntualizar de estas definiciones, ellas destacan la necesidad de coordinar actividades, no de una relación de poder. En el restaurante de mi amiga, compra, cocina, dependientes, clientes, son divisiones que requieren coordinación, ninguno es jefe del otro, sino que el trabajo fluye entre ellos.

Otro ejemplo de cómo funciona la estructura la podemos ver en una orquesta, supongamos sea sinfónica, donde intervienen hasta 100 músicos. La orquesta puede haber una división funcional de instrumentos de viento, de cuerda, de percusión, pero, eso no es la estructura, la estructura está en la coordinación entre los diferentes instrumentos que dan el resultado deseado. Si un músico da un trompetazo mal dado, rompe ese resultado y para ello se auxilian de la partitura musical, que es el protocolo que nos dice que debe hacerse. Igual debe suceder en cualquier organización.

Ideas derivadas.

A partir de las ideas primarias presentadas, podemos derivar otras y entre ellas en primer lugar podemos decir que la estructura de una organización está formada por dos elementos básicos: las personas y las actividades, así como podemos sacar otro elemento básico de la fusión de ambas, personas que desempeñan actividades.

De esta forma podemos deducir que las personas en su labor satisfacen necesidades y crean grupos. Por otro lado, las actividades en su devenir cambian y aumentan. Mientras que las personas en el desempeño de sus actividades crean valor en lo fundamental.

En este desempeño de actividades se crean realizaciones que por un lado están formalizadas en lo que tienen que hacer: compra tiene que comprar, cocina tiene que cocinar, etc. Sin embargo, ante todo las personas son personas y establecen otras relaciones que no están formalizadas y se producen espontáneamente, estas son relaciones de carácter informal. Se establecen amistades, vínculos fuera de la organización y todo aquello que es particular de las relaciones entre personas.

Derivados de estas relaciones formales e informales se establecen en las organizaciones diferentes tipos de flujos. Unas veces estos flujos expresan una relación de poder o de autoridad formal, otros presentan flujos regulados para el desarrollo de actividades. También hay flujos propios de comunicación o relaciones informales, así como de toma de decisiones. Finalmente, están los que son propios de constelaciones de trabajo, donde prevalecen más las relaciones horizontales que las verticales. Gráficamente Mintzberg presenta estos flujos de la forma siguiente.

• La organización como sistema de autoridad formal. 
• La organización como sistema de flujos regulados.
• La organización como sistema de comunicación informal.
• La organización como sistema de constelaciones de trabajo
• La organización como sistema de procesos de decisión.

 

Regularmente, cuando en las organizaciones se habla de estructura de una organización se suele considerar que la estructura está formada por la gráfica que se expresa en el organigrama y eso es un error. El organigrama expresa uno de los elementos de la estructura, el asociado al flujo de la relación de poder, como sistema de autoridad formal. El organigrama nos expresa la agrupación que se hace de actividades y la persona que está al frente de la misma con la autoridad formal delegada.

Ese organigrama Mintzberg lo generaliza en principio y los descompone en cinco partes fundamentales. Véase arriba la figura asociada a estos cinco componentes.

Por un lado, en la parte alta, está lo que se suele llamar la alta dirección, que es el ápice estratégico encargado de llevar a la organización a cumplir sus fines, su misión y trabajar con una visión en un horizonte determinado.

En la parte inferior o base, está el núcleo de operaciones, donde están las personas que trabajan como operarios, obreros o lo que es lo mismo, aquellos que tienen que producir el fin último para lo que se creó la organización correspondiente.

En la línea media vinculan las ideas de los que trabajan en el ápice estratégico con el núcleo de operaciones. Haciendo una asociación con el caso Cuba diríamos que aquí se encuentran los que dirigen las denominadas Unidades Empresariales de Base o UEB.

En el staff de apoyo están aquellos que apoyan el trabajo de la organización; pueden ser cafeterías o comedores, custodios, recepción, etc. Es decir, aseguran a logística de funcionamiento de la organización.

Finalmente, está la tecnoestructura. El personal que se suele ubicar en esta sección son personas dedicadas a análisis y normalizaciones de trabajo, tecnólogos, organizadores del trabajo, contadores, planificadores, etc. Son los normalizadores que, en el caso de Cuba suelen existir en el nivel superior y entonces dan como resultado lo que se conoce como homologismo y son una gran fuente de burocracia.

Es común pensar o hablar que estos cinco componentes, que se reflejan en una figura llamada organigrama, conforman la estructura de una organización. Creo esto es un gran error, ya vimos que en el funcionamiento de una organización se desarrollan al menos cinco flujos reconocidos, uno de ellos es el organigrama o sistema de autoridad formal pero, hay flujos asociados a las relaciones informales, a la toma de decisiones, a los flujos regulados, a las constelaciones de trabajo.

Con estos criterios diríamos entonces, si fuéramos a hablar de estructura, que la estructura es la superposición de estas cinco gráficas que pusimos arriba y que desafortunadamente no puedo mostrar en este artículo pero, que Henry Mintzbert la dibuja muy bien en la página 92 de su libro La estructuración de las organizaciones.

CONCLUSIONES:

Hay más para hablar sobre estructuras pero, no quiero hacer este trabajo más grande, por eso posteriormente voy a hacer una segunda parte para hablar más sobre estructuras. En este artículo sólo quería puntualizar lo siguiente:

1. La idea primaria de lo que es una estructura, como su punto de partida es la división del trabajo para buscar la especialización del mismo y la necesidad de coordinar las actividades. Hay ejemplos a partir de la creación de un restaurante por la señora Leticia, el funcionamiento de un reloj analógico y el trabajo de una orquesta sinfónica.
2. Con esta idea primaria, ver cómo las organizaciones en la medida que crecen desarrollan diferentes flujos de trabajo y la superposición de estos flujos es lo que vendría a hacer la estructura, no sólo su organigrama o sistema de autoridad formal, sino que a este se le superponen: el sistema de flujos regulados, de comunicación informal, de constelaciones de trabajo y procesos de decisiones.