Empresas 05. El burocratismo nos cala hasta los tuétanos

Hace un tiempo me encontraba en mi casa y empecé a sentirme algo mal, creí que la presión me había subido y decidí ir al consultorio médico. En aquel momento tenía puesto unos pantalones de esos que llegan sólo a las rodillas, no sé si llaman bermudas, y ante la situación me puse una camisa y fui a ver a la enfermera para que me tomara la presión.

Cuál no sería mi asombro, cuando antes de preguntarme qué me pasaba, la enfermera pasó a requerirme porque no podía entrar al consultorio con esos pantalones, sentí como un regaño de niño que se portaba mal. Sin embargo, aquella muchacha podía ser mi hija y hasta mi nieta.

Ante esta situación me pregunté ¿qué he hecho? ¿He pecado? ¿Quién estableció esa regla? ¿Se publicó en la prensa y yo no lo sabía? ¿Es que con mis bermudas he ofendido a alguien? ¿Y si a alguien le da un infarto bañándose no se puede llevar desnudo a urgencia médica?

No amigo, no es nada de eso. Sólo se hace evidente una cosa, ella quería imponerme su autoridad, su poder. Nada de eso está regulado pero, es obvio no está orientada al paciente y es reflejo de esa cultura de burocratismo que nos cala hasta los tuétanos.

Eso sucedió hace tiempo y me vino nuevamente a la mente al leer el periódico Granma del viernes 17 de enero de 2020. En la página 2, en la sección CARTAS leo un título denominado “Coches de tren sin asientos para discapacitados”. Leo la nota y me resulto curiosa y a la vez alarmante. Les escribo dicha nota textualmente.

“En días pasados fui a la estación de ferrocarril de Florida a reservar un pasaje con mi carta de viaje –soy ciego total y pertenezco a la ANCI- y la compañera que me atendió dice que los trenes que paran aquí oficialmente, los coches no tienen asiento para impedidos físicos, que aunque tengo prioridad hay que hacer la cola por la lista de espera. Sin embargo, en las guaguas no es así, creo que debe ser igual en los dos servicios”. Fin de la nota de Alberto Torres Barrueto, vecino de Florida, Camagüey.

¿Qué es esto? ¿Es que tiene que haber una regulación para que alguien impedido pueda recibir atención y ayuda de los que la naturaleza les dotó de mayores virtudes? ¿Es que una persona no puede facilitarle atención y ayuda a alguien que es evidente la necesita? ¿Es que no estamos orientados al cliente? O, es lo que definimos como título de este artículo ¿el burocratismo no está calando hasta los tuétanos?

Estos sencillos ejemplos, y hay muchos más, los que nos mueve a escribir este ensayo. Tales hechos nos dan pie para plantearnos como situación problémica “que vivimos bajo una deformación de la burocracia que está afectando la cultura de las organizaciones empresariales y públicas, así como a la población”.

A partir de esta situación problemica se puede plantear como problema analizar ¿cómo desarticular las trabas derivadas del exceso de formalismo presentes en las organizaciones?

Es así que se define como objetivo de este trabajo el “brindar criterios e ideas que ayuden a desarticular el burocratismo presente en el ámbito organizacional cubano”.
Son palabras clave de este trabajo: burocracia, burocratismo, formalismo

DESARROLLO:

En el segundo lustro de la década de los noventa del siglo pasado, el Coronel Ingeniero Armando Pérez Betancourt y yo nos pusimos de acuerdo para hacer un libro. Él estaba al frente de Grupo de Perfeccionamiento del MINFAR y yo aún tenía el cargo de Subdirector del CETED.

Pensamos en un libro cuyo título iba a estar asociado a las palabras del General Raúl Castro Ruz, que en un momento dijo: “Sin motivación no hay amor y sin amor por la tarea que se cumple no hay resultados”. Al ver el posible título derivado de estas palabras, le dije a mi socio que el libro podía pensarse a simple vista que era un libro de sexualidad y no de empresas. Por lo que le di la idea de que muchos libros hoy suelen tener un segundo título y le propuse como segundo título “Lo que todo empresario cubano debe conocer”.

Pero, dice un viejo refrán: “una cosa piensa el borracho y otra el bodeguero”. El libro que hicimos resultó muy grande y había que dividirlo en dos. El primero se entregó a la Editorial de Ciencias Sociales con los títulos originales y la editorial entendió lo mismo, que el primer título podía ser de un tema sexual y por lo tanto asumió el segundo título como primero y como segundo le puso “Los caminos al perfeccionamiento”.

Este libro salió al aire a finales de 1999 y fue presentado en la Feria del Libro del año 2000. Por tanto, entró en al ámbito empresarial con el presente siglo. Su publicación fue un éxito total, desaparecía en un día las existencias en cada Feria, fue necesario hacer una segunda impresión posteriormente. Y, para satisfacción nuestra, tiempos después me enteré que fue bibliografía obligada de consulta en los cursos que se daban en la Escuela Nacional de la UJC. Muchas felicitaciones hemos recibido por ese libro.

Para el segundo libro concebimos el título de “El directivo y la ideología organizacional cubana” porque, evidentemente, los problemas de las empresas se mueven en el campo de las ideas y con ello una ideología organizacional. Este libro la Editorial lo publicó en el 2003 y se presentó en la Feria del 2004. También fue un éxito de ventas.

Ambos libros tocan temas muy interesantes del mundo de las empresas, casos y situaciones reales derivadas de las experiencias de Armando y mía. Pero, uno de los temas tratados se llamó “Guerra contra el burocratismo”.

Como nota curiosa iniciamos ese capítulo haciendo una presentación con las palabras siguientes, que hoy siguen teniendo vigencia: “Una verdad absoluta: el burocratismo corroe nuestras organizaciones. Una verdad relativa: Los burócratas son propios para que el trabajo se realice racionalmente. Sí, pero … hay que considerar a las personas y su organización informal, no sobrevalorar las normas y eliminar la excesiva centralización. La burocracia y los burócratas hay que estudiarlos dialécticamente, atacando a su principal deformador: el burocratismo.”

Este tema lo tocamos en cuatro partes: en una primera explicamos como a partir del documento del 5 de mayo de 1967 “nace un burócrata” y haciendo un símil con los tiempos actuales explicamos cómo el SIDA no tiene cara pero, los burócratas en aquellos tiempos sí: los contadores, los economistas, los abogados y otras profesiones.

Como segunda parte, bajo el título de “La burocracia como teoría”, explicamos como la burocracia es la conjugación de la teoría con la práctica y es tan vieja como la sociedad. Así decimos que la burocracia nació en los años 40 del siglo pasado por la necesidad de contar con un mayor orden en las empresas y producto de las reivindicaciones de los trabajadores por un tratamiento imparcial.

Fue Max Weber, sociólogo alemán, quien le dio cuerpo a la teoría de la burocracia y la explicamos en la página 100 del libro “como modelo de organización enmarcado dentro del enfoque estructuralista de la dirección, que es propio para que el trabajo se realice racionalmente mediante una división funcional de las tareas y estableciendo una jerarquía que opera de acuerdo a un conjunto de normas y procedimientos, para alcanzar los fines propuestos”. Weber plantea que el burócrata es la persona que sigue los procedimientos establecidos y sirve a los objetivos de la organización.

Sin embargo, a partir de la página 101 explicamos como Robert K. Merton fue el principal crítico de esta teoría y le plantea como defectos los siguientes:

Despersonificación de las relaciones.
Sobrevaloración de las normas.
Centralización de las decisiones.

Con estos criterios plateamos que Merton dice que esto no lo previó Weber y trae otras consecuencias secundarias como:

Rigidez en el comportamiento de los participantes.
Exagerado apego a los reglamentos.
Excesivo formalismo.
Exhibición de señales de autoridad.
Dificultad en la atención de clientes y posibles conflictos entre público y funcionarios.
Tendencias de los participantes a defenderse contra presiones externas.
Conformismo.
Resistencia.

A continuación, decimos que “Muchos de estos problemas conllevan a que la empresa u organización se anquilosen esperando definiciones de los niveles superiores, se desarrolla entonces una cultura de la espera y, por tanto, se frena la creatividad y el desarrollo a la renovación y a la innovación”.

También decimos que para Katz y Kahn esta teoría, unida a la administración científica de Taylor y de la administración pública de Gulick conforman la “Teoría de la Máquina”, ya que la organización, aunque integrada por personas, es considerada como una máquina para cumplir una tarea.

La tercera parte de la obra de marras se tituló “La burocracia en acción” donde se destaca que la teoría Weber no se puede evaluar de mala, es un sistema social racional, puro, que parte del presupuesto de que las reacciones y los comportamientos humanos pueden preverse en normas racionales. Pero, ¿qué es criticable en esta teoría? Todo aquello que se deriva de sus deformaciones y de las consecuencias secundarias que de ella se arrastra: el burocratismo.

En este tercer tema decimos que burocracia y burocratismo no es lo mismo. La burocracia es un enfoque dentro de la dirección. El burocratismo es su deformación, que se manifiesta en un mal empleo de las reglas establecidas. Puntualizamos aquí: el burocratismo es una actitud mental, una forma de ver los hechos del comportamiento donde prevalece el formalismo. Por eso, señalamos que dentro del burocratismo prevalecen algunas personas que establecen sus propias teorías: los bobos, que trabajan con la bobocracia y los burros, que trabajan con la burrocracia

Uno de los trasfondos que tiene el burocratismo es cultural. El tener que actuar según las reglas crea un sabor amargo que hace cambiar el sistema de valores de muchas personas que comenzaron a trabajar con buenos propósitos.

Como cuarta y última parte declaramos la “Guerra contra el burocratismo” y decimos que ninguna organización logrará el éxito donde existan normas rígidas que nieguen la innovación y la creatividad, luego es necesario abandonar el modelo burocrático.

Más adelante decimos: “Pero, abandonar el modelo burocrático no es un proceso fácil ni sencillo, es un problema de tiempo, que requiere ir haciendo transformaciones culturales en los grupos humanos, requiere cambiar las formas de pensar y de actuar. Luego, viene la pregunta ¿qué hacer entonces? Al respecto señalamos que hay que contrarrestar los efectos negativos que se derivan de este modelo, para ello es importante tener en cuenta aspectos como los siguientes:

La dinámica y la flexibilidad deben ser las características del comportamiento de los participantes.
Las normas y los procedimientos tienen que existir para regular los papeles pero, no ser tan rígidos, ni específicos que inmovilicen o se conviertan en una camisa de fuerza.
Las organizaciones necesitan controles, más el control no puede convertirse en un freno, en una traba, en un objetivo por sí mismo.
La orientación del trabajo de las empresas a los clientes tiene que verse como una situación de principio.
Hay que luchar contra toda manifestación de absolutizar las reglas, de convertirlas en dogmas, en símbolos estereotipados
Y lo más difícil, luchar contra cualquier forma de burocratismo, esto tiene que ser llegar a ser una actitud mental, de lucha, de enfrentamiento.

Sin embargo, hoy nos damos cuenta que estamos profundamente penetrados por una mentalidad de burocratismo que llega a verse como una manera normal de actuar y por eso llegamos a decir que nos cala hasta los tuétanos. Se ha creado una cultura de burocratismo que la reflejamos como cuestiones evidentes y vemos como natural. Las reglamentaciones nos han creado una cultura de ideas únicas, dominantes y somos incapaces de ver la misma situación desde otros ángulos, con una mentalidad abierta. No aceptamos el cambio.

Ya he dicho en otras oportunidades que para disminuir en alguna medida el burocratismo lo primero que hay que hacer es simplificar la estructura del estado. Somos una población de 11 millones de habitantes y hay muchos organismos. Vemos como en la ubicación territorial de un organismo hay un edificio de 20 plantas rodeados de carros por todas partes y sin embargo nos vemos sus resultados satisfaciendo las necesidades del pueblo en la mesa, en las tiendas, en la industria del ocio. Es decir, en aquellos lugares donde la gente satisface sus necesidades básicas y superiores. Hay una tecnoestructura muy fuerte y muy dominante.

Para buscar solución al burocratismo, ante todo, hay que disminuir la burocracia, hay que simplificarla. Hay que aumentar la gente que esté en la concreta y disminuir al máximo la gente que está en la periferia. Hay que declararle la guerra al burocratismo, combatir todo exceso de formalismo, todo lo que conspire contra la eficiencia y sobre todo contra la eficacia. Nuestro grito de guerra tiene que ser ¡abajo el burocratismo!
Trabajemos por las soluciones, no por los problemas.

Pensemos en una relación costo beneficio, ¿cuánto nos cuesta la burocracia que tenemos y cuánto beneficio logramos? Hay muchas gentes diciendo lo que se debe hacer y no hacen ellos, hay muchos lugares tramitando papeles que no se integran en un flujo único ni agregan valor a los procesos, hay muchas personas supervisando y haciendo recorridos que no dejan trabajar.

En un momento que ayudaba a una empresa el director me mostró como en un mes recibía la visita de 26 instituciones de la periferia que venían a controlar y no estaban en la concreta. ¿Es posible trabajar así, son estos controles eficientes y eficaces, así como necesarios? ¿Cuál es el costo de todo esto?

Creo que todo esto es muy costoso y por eso digo ¡abajo la burocracia y el burocratismo! Las empresas requieren de una real autonomía y se evalúen por los resultados, utilizando técnicas como el control por excepción y centralizando el control en uno o dos organismos claves. Por ejemplo, el Banco y la Contraloría, que retroalimentan al resto de los organismos. No todos los organismos controlando a la vez.

CONCLUSIONES:

La primera conclusión se deriva del propio título del presente ensayo, el burocratismo nos tiene calados hasta los tuétanos.

Como una segunda conclusión se puede decir que la burocracia es necesaria pero, no se puede sobredimensionar. Cualquier deformación en sus dimensiones se vuelve caldo de cultivo para el burocratismo.

La tercera la dirigimos a plantear que la excesiva regulación se vuelve un freno al desarrollo de la creatividad y la innovación y hoy en día las exigencias de la población son superiores. Un pueblo instruido es más exigente en la relación entre su trabajo y la satisfacción de sus necesidades.

El Presidente de la República ha manifestado en más de una ocasión que hay que luchar contra las trabas que frenen el sistema empresarial. Pero, para ello hay que empezar por simplificar la burocracia a nivel del estado y del gobierno. Hay mucha tecnoestructura regulando lo que deben hacer otros, muchos en la periferia y pocos en la concreta.

El burocratismo es una actitud mental por lo que hay que identificar y conocer sus raíces y luchar contra ellas. Hay que declararle la guerra al burocratismo y por tanto cualquier norma que se establezca requiere previamente, ante de su instrumentación, ser evaluada desde diferentes ópticas. Por ejemplos, se pudieran utilizar las técnicas de De Bono que permiten ejercitar el pensamiento lateral en la selección de dichas normas.

Así cualquier norma puede ser evaluada observando técnicas como: considerar todos factores, útil para no omitir factores; alternativas, posibilidades y opciones, útil para buscar nuevas alternativas; positivo, negativo, interesante, útil para evitar eliminar ideas que no parecen valiosas; otros puntos de vistas, útil para tomar en cuenta los puntos de vistas de los demás; consecuencias y secuelas, útil para ver las consecuencias de los actos y si son reversibles o no; finalmente, la de entradas al azar, que permite pensar en nuevas ideas, sin aferrarse a las tradicionales.

Resumiendo, si queremos luchar contra el burocratismo lo primero que hay que hacer es disminuir la cantidad de burócratas y segundo, revisar la factibilidad de las normas vigentes. Recuerdo que cuando yo era contador de empresa no tenías resoluciones como la 334, 335 y 336, 281, ni la de control interno. Sin embargo, la empresa funcionaba y cuando hacienda o el banco me auditaban me felicitaban por los resultados que teníamos. ¿Entonces? Evaluemos la factibilidad de cada norma y comprobemos su utilidad en todas sus dimensiones.

4 de mayo de 2021